Gomry

Benvenuti nel magico mondo del nostro gestionale! reformet Che tu sia un novellino alle prime armi o un veterano dei clic, questo vademecum è il tuo alleato fidato per affrontare con serenità (e magari con un sorriso) le meraviglie e i misteri del sistema che tiene in piedi la nostra associazione.

Qui dentro troverai istruzioni semplici, consigli utili e qualche trucchetto per usare al meglio il gestionale, evitando drammi, panico e inutili grida disperate tipo “Perché non trovo più il modulo?!”.

Ricorda: il gestionale non morde. Anzi, con un po’ di pratica, potrebbe anche diventarti simpatico. Forse.

Pronto/a? Allora cominciamo!

Prima di tutto, per cosa utilizziamo Gomry? Gomry è il nostro gestionale, lì possiamo trovare di tutto: dai contatti, ai pagamenti fino agli eventi in programma.

Quindi, quali sono le tre cose principali che facciamo su Gomry?

Eventi: creiamo i form per gli eventi, che i nostri associati possono poi compilare;
Tessere: registriamo le ESNcard e i suoi dati principali, in modo da avere sempre le informazioni a portata di mano (per come fare una ESNcard vi rimando alla sezione precedente);
Pagamenti: che sia la quota associativa o la fee di un evento Gomry ci permette di gestire le entrate della sezione, sebbene ad ogni prezzo aggiunge una quota del <math display="inline">2.49 \%</math> + prezzo fisso di 79 centesimi (piano start up gratis) + anche delle tasse che si aggiungono in base al metodo di pagamento scelto.

Perciò ricapitolando, dalla dashboard di Gomry le pagine più utili per noi sono Contacts, Events e Forms. Qui discuteremo soprattutto delle ultime due, i contacts ci servono soprattutto per le tessere per cui vi rimando nuovamente alla sezione precedente.

Come creare un evento?

Ovviamente, iniziate cliccando quel grande tasto nero in alto a destra con su scritto Create Event. Dopodiché bisogna inserire i primi dati fondamentali:

Titolo dell’evento, seguito dalla data in questo formato June 22nd ed infine la dicitura “| ESN Milano Statale”;
Aggiungi la grafica preparata dal nostro meraviglioso WG Comunicazione;
Aggiungi ovviamente la data, il luogo ed una piccola descrizione (ricorda: si può sempre prendere spunto dagli eventi precedenti, cerchiamo inoltre di non menzionare il luogo specifico dell’evento nella descrizione per evitare imbucati).

Per la descrizione è importantissimo aggiungere questo disclaimer:

We remind you that ESN Events are not refundable, if once already
registered for the Event you do not manage to participate, please
do contact the organizers.
Please note: this Event is organized by members of ESN Milano
Statale to help you get the most out of your Erasmus life! All ESN
Events are no profit and organised by students on a purely
voluntary basis.

A questo punto inserisci la capacity (quante persone possono iscriversi all’evento, se non c’è un limite lascia pure vuoto questo campo) e la fee (come prima, se è un evento gratuito basta lasciare il campo vuoto)

IMPORTANTE: non spuntare mai la casella Absorb Fee! Come spiegato prima, Gomry prende una percentuale da ogni biglietto venduto e qualora noi spuntassimo questa casella ci prenderemo noi l’impegno di pagare questa quota;

MOLTO IMPORTANTE: se si sta organizzando un evento per cui sono previste molte iscrizioni (es. La Scala) o se in generale si hanno posti limitati (es. visite ad un museo), attiva la funzione Require approval. In questo modo i pagamenti verranno processati solo quando tu approverai le persone e creerà automaticamente una waiting list, così non rischiamo di avere più iscritti di quanto sia possibile e soprattutto se qualcuno rinuncia al suo posto possiamo accettare il prossimo in lista;
Ricorda sempre di spuntare le caselle Hide Location e Make it secret, in questo modo ci assicuriamo di non avere intrusi ai nostri eventi;

Infine, controlla sempre che la Time Zone e la Currency siano corrette (Rome ed Eur).

Bene passiamo ora alla seconda pagina, la Registration:

Prima di tutto da qui possiamo chiudere e aprire le registrations a nostro piacere e modificare l’event capacity;
In secondo luogo qui possiamo gestire i Tickets:

Possiamo creare diversi tipi di ticket class e dare a ciascuno di queste un nome e il numero di biglietti disponibili (solitamente creiamo una sola classe di Tickets che chiamiamo con il nome dell’evento, ad esempio Ticket Picnic). Possiamo anche decidere la finestra di tempo in cui i biglietti saranno in vendita, questa funzione è utile se ad esempio dobbiamo comunicare il numero ufficiale di iscritti ad un locale e quindi non possiamo far iscrivere gente fino all’ultimo. Infine da qui possiamo anche decidere quanti biglietti per account si possono comprare (solitamente è sempre 1 biglietto ad personam, ma in rari casi potrebbe tornare utile questa funzione). Tutte queste funzioni menzionate le potete trovare cliccando al lato del tipo di biglietto (N.B.: alcune si trovano nella sezione Advanced Settings);

Nella sezione Registration Email avrai la possibilità di modificare l’email di conferma che gli iscritti riceveranno, questa dovrebbe contenere le informazioni fondamentali (meeting point specifico, time, dress code se c’è, etc). Nel caso in cui sia stata attivata la funzione Require approval allora potrai modificare anche le mail di Pending Approval e Declined, solitamente nella prima inseriamo un messaggio avvisando che si è appunto appena entrati in Waiting List e si riceveranno maggiori informazioni al più presto mentre nel secondo spieghiamo il motivo del rifiuto (posti finiti ad esempio);
MOLTO IMPORTANTE è la sezione Restrict Registration, ricordate di attivarla sempre (tranne in casi in cui l’evento non è ristretto ai soli soci, es. Crazy Countdown). Questa funzionalità vi permette di scegliere delle liste (che verranno spiegate più avanti nel documento) di persone a cui l’evento è aperto, solo coloro che appartengono a queste liste potranno registrarsi (ad esempio se l’evento è aperto solo agli erasmus in arrivo nel semestre primaverile del 2024/25 sceglieremo la lista chiamata Erasmus primaverile 24/25);
Infine, puoi personalizzare il Registration Form con le domande necessarie.

Congratulazioni, adesso hai ufficialmente creato l’evento! Ricorda di copiare il link per poterlo condividere e per aggiungerlo alla nostra Event Board: dalla sezione Boards (che si trova elencata insieme alle sezioni Contacts, Events, etc) clicca su Event Board | ESN Milano Statale ed incolla il link nel banner indicato.

Infine, servirà scannerizzare i biglietti durante l’evento: anche questo molto facile, dalla sezione Attendees vedrai la funzione Check In Attendees, da qui puoi scannerizzare i QR codes. In alternativa puoi sempre cercare le persone manualmente dalla lista di partecipanti e modificare il loro status manualmente.

Come creare un form?

Ma prima di tutto… a che cosa ci servono i forms?

L’utilizzo principale che ne facciamo è per il pagamento della quota associativa, sia per i volontari che per gli erasmus, ma serve anche ad esempio per organizzare il Welcome Back ed altri casi in generale in cui può essere utile raccogliere documenti e/o informazioni.

Come nel caso precedente, anche qui il primo passo sarà quello di cliccare quel grande tasto nero in alto a destra con su scritto Create Form ed anche qui i primi passi fondamentali saranno:

Titolo, seguito sempre dalla dicitura | ESN Milano Statale, e descrizione;
A questo punto è importante segnare lo status del form (attivo o inattivo) ed infine personalizzare il questionario con le domande necessarie (N.B.: per alcuni form le domande necessarie sono elencate qui, ma ovviamente se dovessero esserci dei cambiamenti o nuove necessità sentitevi liberi di modificarle!). Le domande possono essere di diverso tipo (risposta breve, multipla, caricare documenti, etc.), scegli quella più adatta;

Passiamo ora alla pagina Advanced, in cui possiamo:

Attivare la funzione Restrict Submissions, questa funzione come prima ci permette di far compilare il form a determinate liste di persone ma in questo caso non ci torna molto utile;
Se necessario, possiamo far in modo che chiunque compili il nostro form venga inserito automaticamente in una lista di nostra scelta (molto importante ad esempio che chi paga la quota associativa per l’anno 2025/26 venga inserito nella lista corretta); Anche qui infine possiamo personalizzare le mail di accettazione. Dalla pagina Payments invece possiamo inserire la quota da pagare se necessario, altrimenti questo campo verrà lasciato vuoto. IMPORTANTE: non spuntare mai la casella Absorb Fee! Come spiegato prima, Gomry prende una percentuale da ogni biglietto venduto e qualora noi spuntassimo questa casella ci prenderemo noi l’impegno di pagare questa quota.

Congratulazioni, hai ufficialmente creato un form! Se vogliamo controllare le Submissions basterà andare nella sezione omonima dedicata.

Come si crea una lista?

Questo tutorial sarà molto breve tranquilli!

Semplicemente cliccate sulla sezione Spaces, successivamente su Lists ed infine Add List. Date un nome a questa lista e… congratulazioni, avete ufficialmente creato una lista!

Balance

Questa sezione viene gestita solitamente unicamente dal tesoriere della sezione, qui si possono vedere le entrate della sezione e spostare i soldi sul conto ufficiale.

Last pieces of advice

Questa guida aveva la funzione di spiegare facilmente le funzionalità che più usiamo su Gomry, ma ovviamente c’è ancora tanto da dire! Fortunatamente si tratta di un sito molto intuitivo, perciò l’importante è conoscerne un po’ le funzioni base e poi per il resto basterà sperimentare un po’.

I ragazzi che hanno creato il sito sono sempre disponibili ad ascoltare critiche costruttive e possibili miglioramenti, perciò non abbiate paura di fare segnalazioni qualora ce ne fosse bisogno!

Essendo però un sito in via di sviluppo ci sono molte funzionalità che vengono aggiunte giorno dopo giorno, cercate di tenere quindi aggiornata questa guida in modo che non diventi obsoleta e che altre persone possano sfruttarla!