Come organizzare un evento

Come organizzare un evento

Possiamo organizzare tanti tipi di eventi (aperitivi, visite ai musei, city tours, tandem con diverse tematiche, tornei sportivi, ecc) e per ogni tipologia si ha un WG di riferimento.

Il primo step è ovviamente farsi venire un’idea, che tipo di evento si vuole organizzare? Sarà un evento formale o informale? Quali documenti vanno compilati? Ma soprattutto, quali sono i ruoli del referente?

Per rispondere a queste e tante altre domande, ecco qui una guida step by step per organizzare il tuo evento in ESN!

Ricorda che in ogni momento e per qualsiasi dubbio è possibile chiedere aiuto al Board, al tuo mentor o al proprio referente WG.

Referente evento

Il referente è colui/colei a cui la sezione e gli stessi Erasmus si rivolgono se hanno bisogno di chiedere informazioni relative all’evento e alla sua organizzazione/programmazione.

Per la creazione e pubblicazione di un evento, il referente dovrà seguire queste linee guida. Una volta pubblicato l’evento sul gruppo Erasmus, il referente dovrà anche diffonderlo nel gruppo ESNers con un breve testo in italiano indicando se e quanti posti sono disponibili per i volontari.

Il referente dovrà presentarsi puntuale al meeting point (o trovare urgentemente un sostituto nel caso in cui sia impossibilitato).

Eventi “informali” e “formali”

Questa guida fa riferimento all’iter da seguire per organizzare un evento “formale” ovvero che segue tutti gli step necessari per la pianificazione, con diffusione sui social e registrazione su ESNactivities qualora rientrasse nelle cause.

La pratica di evento “informale” è da limitare e consiste in eventi organizzati per cui non si passa da Gomry e basta un semplice messaggio nella chat di Whatsapp per diffonderlo.

Pianificazione

Per organizzare un evento ci sono una serie di documenti da preparare.

Prima dell’evento:

• Budget
• Form Google (necessario per caricare l’evento su Gomry)
• Testi e diffusione dell’evento

Dopo l’evento:

• Report
• Rimborso

La piattaforma che usiamo come gestionale e per la creazione di eventi è GOMRY.

1. Trova il locale per l’evento che vuoi organizzare e contattalo

Mettiti d’accordo con il locale su:

• Data e luogo dell’evento;
• N. di persone, confrontati con il Referente WG su quante persone potrebbero partecipare;
• deal;
• possibili gratuità;

Pro tip: controlla nel drive del WG se sia presente un report di un evento simile o che si sia svolto proprio nello stesso locale! Se è presente dagli un’occhiata, potrebbe tornarti utile per prevenire delle problematiche che in passato si sono già verificate ;)

2. Prepara il budget

Sembra complicato, ma non lo è. Abbiamo preparato un fantastico template (scaricalo qui) <math display="inline">{ }^{+}</math>per aiutarvi! Fatene una copia ed iniziate a compilarlo! Se non hai la più pallida idea di come si faccia, non ti preoccupare! Ci siamo passati tutti, chiedi pure al tuo mentor, al referente WG o nel gruppo whatsapp, c’è sempre qualcuno pronto a darti una mano :)

Il primo passo è calcolare la fee, che deve comprendere il rimborso dei referenti! Come la calcolo?

<math display="block"> \frac{(n . \text { partecipanti }+n . \text { referenti })^{*} \text { deal }}{n . \text { partecipanti }}+b </math>

<math display="inline">b</math> è un valore di euro molto piccolo solo per fornire un guadagno in più alla sezione. Può anche essere o.

Un esempio con i numeri

• deal con il locale <math display="inline">10 €</math>
• *# partecipanti 20
• *# referenti 2
• scegliamo <math display="inline">b</math> uguale a 50 centesimi fee <math display="inline">=\frac{(20+2)^{*} 10}{20}+0.5=11.50</math> Ogni evento su Gomry ha una commissione sul prezzo del biglietto (al momento è pari a <math display="inline">2.49 \%+</math> prezzo fisso di 79 centesimi + diverse commissioni in base al metodo di pagamento) che i partecipanti dovranno pagare. Questa aggiunta viene calcolata in automatico da Gomry, ma tenete sempre a mente che il prezzo sarà un po’ più alto!

3. Presenta il budget al tesoriere di sezione

Una volta compilato, deve essere inviato al tesoriere via mail (tesoriere@esnmilanostatale.it) con oggetto “BUDGET: EVENTO XXX”, al massimo entro il giorno prima della compilazione del google form, così potrà essere accordato il metodo di pagamento e la fee.

Il referente deve aver già contattato il locale in questione ed essersi informato sulle modalità di pagamento che il locale richiede.

Le opzioni di pagamento possono essere le seguenti:

• BONIFICO pre o post evento (metodo da preferire): consultare le scadenze che richiede il locale e comunicatele al tesoriere.
• PAGAMENTO DI PERSONA: Contestualmente all’invio del budget e qualora fosse necessario che il tesoriere sia presente in loco per pagare, si dovrà informare per tempo.

Qualora non dovesse per il tesoriere essere possibile pagare di persona, allora effettuerà un bonifico bancario in favore del referente, a cui poi spetterà pagare il giorno dell’Evento.

L’anticipo del pagamento da parte del referente (con successivo rimborso) è da considerarsi come extrema ratio, da evitare qualora non strettamente necessario.

In tutti e due i casi, a pagamento avvenuto, il referente dovrà mandare foto dello scontrino e conservarlo, al fine di poi consegnarlo direttamente alla tesoriera.

Importante: Informare il tesoriere se i costi dell’Evento organizzato possono essere coperti da eventuali bandi; caso in cui sarà assolutamente fondamentale richiedere la fattura (emessa dall’ente presso cui l’Evento è organizzato).

4. Prepara il Google Form

Una volta definiti tutti i dettagli dell’Evento, compila_questo Form Google e avvisa il referente alla creazione dell’evento su Gomry o un membro del Board! Per le scadenze di pubblicazione consulta la tabella che trovi in fondo a questa guida.

Segui anche le linee guida per la stesura dei testi degli eventi.

5. Scadenze per l’organizzazione di un evento

	quando va pubblicato su Gomry	quando inviare form google	quando inviare il budget
evento gratuito	5 gg prima	7 gg prima	NA
evento a pagamento	7 gg prima	9 gg prima	il gg prima del from google
viaggio con acquisto biglietti nominativi	14 gg prima	15 gg prima	il gg prima del from google

N.B sull’organizzazione dei viaggi:

Se l’acquisto di biglietti di treni o altri mezzi di trasporto richiede i nominativi esatti dei partecipanti, l’Evento deve necessariamente essere pubblicato con almeno 2 settimane di anticipo.

Servirà inoltre specificare su GOMRY che il biglietto è nominativo e che, in caso di sostituzione, sarà il partecipante a dover prendersi carico del sovrapprezzo del cambio nome.

Per eventi molto costosi (ICE, NSB, NEG o altri viaggi organizzati da noi di più giorni) non si passerà da GOMRY ma si dovrà pagare con bonifico e spesso questi eventi vengono gestiti su Jupiter.

6. Invio dell’evento sul Gruppo WhatsApp

Dopo la creazione dell’evento e l’approvazione da parte del board o del CM dei testi e delle tempistiche, il referente dell’evento può mandare il messaggio sul gruppo WhatsApp con gli studenti erasmus ed internazionali.

Successivamente, un membro del Board manderà il messaggio anche nel gruppo Whatsapp “EVENTS | ESN MILANO STATALE”. Questo per evitare che il messaggio si perda se inviato solamente nel gruppo nel gruppo generico “ERASMUS STUDENTS”.

A questo punto l’Evento sarà visibile nella bacheca di GOMRY fino alla scadenza delle iscrizioni; l’Evento sarà poi anche pubblicato sulla pagina Instagram della sezione.

7. Gestione iscrizioni

Dal momento della pubblicazione, il referente dell’Evento deve fare affidamento al referente del proprio WG/ Board Per monitorare le iscrizioni e gestire eventuali problemi.

1. Check-in partecipanti

Il referente dell’Evento è responsabile della buona riuscita dell’evento e qualora qualcosa andasse storto deve avvisare il Board immediatamente.

Deve segnare i partecipanti all’evento tramite la funzione check-in di Gomry. Verrete autorizzati su Gomry a controllare le iscrizioni e scannerizzare il QRcode ricevuto tramite email di conferma di iscrizione all’evento.

E’ molto semplice:

• dal vostro cellulare aprite da Browser la pagina Gomry, fate il login con la mail con cui siete iscritti e con cui vi è stato dato l’accesso da Admin

1. cliccate su Events nel menù a tendina

• selezionate l’evento per cui siete referenti

1. cliccate “attendees”
2. poi “scan QRcodes”
3. Start Scanning (inquadra QRcode)

1. Invio Report

Compilare il report (scaricalo e crea una copia sul tuo pc) e mandarlo via email a esners@esnmilanostatale.it entro due settimane dalla fine dell’evento.

Se previsto il rimborso per il referente, questo avverrà solo dopo l’invio del report nelle tempistiche previste e nelle modalità definite dal Consiglio Direttivo corrente.

Pubblicare i nomi dei partecipanti

Non pubblicare mai i nomi dei partecipanti ad un evento, anche quando può sembrare utile. Dobbiamo mantenere la privacy, infatti a qualcuno potrebbe non andare bene che tutti sappiano dove si trova. La migliore soluzione per avvisare tutti è creare un gruppo WhatsApp o ancora meglio mandare un messaggio email a tutti in Ccn.

Soccorso e contatto di emergenza

Innanzi tutto è necessario conoscere i contatti di emergenza di tutti i partecipanti all’evento. Si possono ottenere nel miglior modo chiedendo a ognuno al momento del pagamento della quota.

In caso di emergenza:

1. Avvisare il contatto di emergenza
2. Chiamare l’ambulanza
3. Avvisare il Presidente della propria sezione

• In caso il Presidente non fosse raggiungibile, avvisare un altro membro del Board.

Il primo soccorso eseguito da uno di noi ESNer è raccomandato solo se si hanno le capacità.