Come fare un’ESNcard

1- Cosa ti serve?

Accesso all’ account dell’Ufficio (chiedere al Segretario), dopo aver fatto l’accesso su Gmail fallo anche su Gomry.

2- Primi passi…

Prima di tutto ti serve sapere A CHI fare la ESNcard perciò dopo aver fatto l’accesso su Gomry, vai su Dashboard e poi su Contacts. Una volta su Contacts, filtra i contatti secondo una lista, ad esempio Erasmus Invernale 25/26.

Arrivati a questo punto filtra nuovamente la lista secondo la voce Stato ESNcard e poi Richiesta.

CONGRATULAZIONI!

Adesso hai la tua lista di contatti che hanno pagato la quota associativa e la cui richiesta per la ESNcard è andata a buon fine, scegli una persona a cui fare la ESNcard e procedi pure al prossimo punto.

3- Quali dati ti servono e dove li puoi trovare?

Sulla ESNcard i dati da inserire sono Nome, Cognome, Data di nascita, Università (UNIMI, UNISR o Conservatorio), Sezione (che sarà sempre ESN Milano Statale) e Data di Validità della Tessera (la data del pagamento). Tutti questi dati li puoi trovare nel Form di pagamento della quota associativa, ad esempio Membership Fee - ESNcard | ESN Milano Statale | Winter Semester 25/26, a cui è consigliabile accedere da un’altra finestra in modo da avere tutto sott’occhio. Perciò, ricominciamo sempre dall’accesso a Gomry e cliccando su Dashboard, ma stavolta invece di Contacts clicchiamo su Forms (si trova sotto Events). Adesso NON cliccare direttamente sul form, ma sui tre puntini a lato e poi su Submissions. Da qui clicca su Status e poi su Accepted. Una volta arrivati su questa schermata vedrai tutti coloro che hanno richiesto la card, non ti resta che cercare il nome della persona che avevi selezionato prima e ti si aprirà una scheda con le sue informazioni, inserisci pure queste sulla card! N.B.: per trovare la data del pagamento ti basterà cliccare sul nome della persona e scorrere finché non trovi la voce Form Submitted Paid 15 €.

4- Come far sapere agli altri che hai già realizzato questa card?

Facile, devi compilare dei campi su Gomry a cui puoi accedere in due modi: 1- Da dove ci eravamo fermati su Forms, ovvero dopo aver trovato la persona di interesse e cliccato sul suo nome ti appariranno i campi richiesti. 2- Ritornando su Contacts (la pagina che ti avevo detto di lasciare aperta prima), troverai gli stessi campi ma in orizzontale.

Qualunque metodo tu scelga di seguire i campi necessari da compilare sono:

ESNcard Number: lo trovi sulla card, compilalo molto attentamente e controlla più volte (!!!);
Stato Jupiter: è un menù a tendina, seleziona “non iscritto” perché quella è una cosa che deve controllare il segretario;
ESNer: firmati (basta il nome, se ci sono più persone con il tuo nome allora metti anche l’iniziale del cognome);
Stato ESNcard: questo va compilato per ultimo solo dopo aver mandato la mail con il codice (o, nel caso in cui tu stia facendo la card in presenza alla persona, dopo averla compilata) perciò su questo punto ci torneremo dopo. Mi raccomando non compilarlo ancora!;
Valid from: la data di pagamento (quella che ti ho spiegato prima come trovare).

5- Ci siamo quasi, ultimissimi passi!

A questo punto utilizza il fantastico tool creato da Alessandro Clerici ed inserisci username e password (il link al tool e le credenziali da inserire sono da chiedere al segretario).

Anche qui dovrai inserire dei dati, vediamoli insieme:

Card Holder Name: ovviamente il nome della persona a cui hai fatto la card, a questo punto credo tu lo debba sapere;
Card Holder Email: anche qui come prima la puoi trovare o da Contacts o dagli Accepted del Form, vedi tu quale metodo preferisci;
Card Number: sempre quello che trovi sulla card, mi raccomando a non sbagliare a digitarlo!!!!;
Date of Payment: sempre quella di prima;
Office Hours: se sei a conoscenza delle prossime Office Hours inseriscile (esempio: Monday, 6th of October from 18:30 until 20 in Ostello Bello Milano Centrale), altrimenti lascia vuoto perché comparirà un messaggio automatico;
Volunteer: firmati, basta il tuo nome!

Benissimo a questo punto non ti resta che cliccare su Preview email e dopo su Send! N.B.: il grande tasto blu che vedi in basso nello screenshot NON è un tasto di invio ma solo di Preview dell’email, assicurati di cliccare entrambi!

Inoltre, qualora questo tool non fosse più attivo, basterà cercare la bozza di mail automatica dal drive dell’ufficio e compilarla con i dati corretti.

6- Eccoci qui, hai ufficialmente finito!

Bene, l’ultima cosa che ti resta da fare è modificare lo Stato ESNcard (se non ti ricordi cos’è, ricontrolla il punto 4).

Anche qui, è un semplice menù a tendina: ovviamente se hai fatto la card in presenza alla persona allora scegli lo stato Consegnata, se invece hai solo mandato il codice ma la card non è ancora stata consegnata clicca su Codice Mandato.